Manual de políticas de tratamiento y protección de datos personales

EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL
Las Bases de Datos de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, con antelación al mismo.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos.

La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.

La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.

OBJETO
El presente manual se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las bases de datos personales de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, así como las bases de datos de terceros y que son administradas por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, en desarrollo de su objeto social.

FINALIDAD
Este manual permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales, financieros y comerciales a las disposiciones de la ley. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

ÁMBITO DE APLICACIÓN
El manual debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios, empleados y dependencias de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, así como por los clientes y contratistas independientes de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, especialmente por aquellos que sean Encargados del Tratamiento de los datos personales y administración de las bases de datos de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,

BASES DE DATOS
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, sean éstas propias o de terceros y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley.

PRINCIPIOS
En todo tratamiento de datos personales que realice OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:

Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.

Principio de libertad. El tratamiento que realice OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento por parte de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia. OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.

Principio de acceso y circulación restringida. OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.

Principio de seguridad. OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.

Principio de confidencialidad. El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

CONSULTA DE LA POLÍTICA
Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general. Lo anterior, sin perjuicio que otras entidades, filiales o subsidiarias publique el presente manual previo consentimiento por parte de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,

CATEGORÍA DE DATOS
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente:

Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.

Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.

Dato privado: Es el dato cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.

Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.

Dato sensible: Es el que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL
El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentario 1727 de 2009
• Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para efectos del presente manual, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, identificada con el NIT. 900596216-6, con sede principal en la Calle 34 No. 43-66 Centro comercial Sandiego oficina 234 Medellín, Tel (604) 448 2540, correo electrónico [email protected], será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá dirigirse a: Calle 34 No. 43-66 Centro comercial Sandiego oficina 234 Medellín, Tel (604) 448 2540, correo electrónico [email protected]

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado de tratamiento.
• Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existen riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Para efectos del presente manual, serán encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,, cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contenida de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual. Las áreas y dependencias que tengan o vayan a suscribir contratos con terceros que requieran del uso de las bases de datos de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, para el cumplimiento de sus labores, serán denominados Encargados del Tratamiento, y se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir. Para los efectos de la presente política el encargado del tratamiento de datos personales será el señor quien se puede contactar en los siguientes canales: Calle 34 No. 43-66 Centro Comercial Sandiego oficina 234, Medellín, Teléfono (604) 448 2540, correo electrónico [email protected]

Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

• Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
• Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
• Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
• Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
• Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
• Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
• Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
• Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
• Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
• Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
• Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
• Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.).
• Medir la participación, y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos.
• Requerir que dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
• Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
• Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

PROHIBICIONES AL ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

• Negarse a recibir las consultas y los reclamos.
• Exigir la presentación personal de las consultas y los reclamos, o documentos cuando la ley lo exija.
• Asignar la orientación y atención del ciudadano a personal no capacitado para ello.
• Demorar en forma injustificada la respuesta de la consulta o el reclamo.
• Entrabar la respuesta de la consulta o el reclamo hecho por el titular de la información.
• Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir a presentar su requerimiento ante OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S.

• El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento,
• Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento,
• OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, informará al Titular de los Datos el uso o finalidad y este será el uso que OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, como responsable del Tratamiento podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo.

El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,, es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, de manera previa al tratamiento de los datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

• Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.
• Cumplir con parámetros establecidos por entidades de certificación y/o calidad.
• Prestar servicios de validación y verificación de clientes.
• Recolectar y tratar información financiera, comercial y crediticia de los titulares de la información.
• Administrar bases de datos propias o de terceros. Establecer bases de datos de clientes y entidades contratantes
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información relacionada con la empresa, así como la promoción de los servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa frente a sus clientes.
• Cumplir con los encargos solicitados por terceros y amparados en un vínculo contractual entre éste y el titular de los datos.
• Reportar a centrales de riesgos a los titulares de los datos que hayan incurrido en mora de sus obligaciones comerciales, financieras o crediticias.
• Transmitir los datos a terceros de aquellos titulares de los datos que hayan incurrido en mora de sus obligaciones comerciales, financieras o crediticias para efectos de realizar cobros coactivos en sede prejudicial y judicial.
• Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por otras empresas afines que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de la empresa o que se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales o contractuales con dichos terceros.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,
• Desarrollar el objeto social de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S conforme a sus estatutos sociales.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Se deberá actualizar la información conforme se van obteniendo los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y de acuerdo con lo establecido en la medida provisional del presente manual.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes, impúberes y adolescentes). En caso de recaudarlos debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

• Responder y respetar el interés superior de los menores.
• Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
• Tratar los datos que comporten una naturaleza efímera insipiente y que no tengan una naturaleza privada, semiprivada o sensible.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes.

Para efectos del registro de las bases de datos, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Cantidad de bases de datos con información personal.
• Cantidad de titulares por cada base de datos.
• Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
• Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
• Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
• Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).
• Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
• Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
• Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
• Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitará la información básica del destinatario.
• Si la base de datos se ha cedido, se solicitará se solicitará la información básica del cesionario.

PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE DATOS PERSONALES
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S., implementará un programa para la gestión integral de datos personales a partir de las guias establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del principio de responsabilidad demostrada.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. Para el caso de datos personales sensibles, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• Cuando estos datos sean requerido por la entidad contratan para efectos de analizar la adecuabilidad que el aspirante y titular de los datos posea para un cargo determinado.
• Cuando sea indispensable conocer estos datos por entidades contratantes para efectos de la celebración de contratos futuros, siempre que estos no sean divulgados por esta entidad.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
• Para efectos de hacer una búsqueda de antecedentes del titular de los datos en las respectivas bases de datos nacionales e internacionales de organismos de control y vigilancia.

TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS Y COMERCIALES
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá tratar datos comerciales e información financiera que sea necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para la celebración de contratos con terceros. Los datos serán tratados con completa coherencia con la ley estatutaria de habeas data financiero. Dicho tratamiento se limitará a las actividades del giro ordinario de sus negocios y no obtendrá un provecho con su empleo.

Frente a eventuales incumplimientos contractuales OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá reportar a las centrales de riesgo los datos comerciales suministrados por el titular acatando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA
Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR.

Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes.

Toda la información relativa al empleado o ex empleado de OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S será conservada con el fin de que OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO
El titular de la Información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitudes intelectual, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empleado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar alguno de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.

TRANSFERENCIAS  DE  DATOS  PARA  TRATAMIENTO  POR  TERCEROS  NACIONALES  E INTERNACIONALES

La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior.

A su vez, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la compañía.

OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

• Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
• Para cumplir con procesos jurídicos;
• Para cumplir con auditorias fiscales o tributarias.
• Para cumplir con parámetros establecidos por entidades de certificación y/o calidad.
• Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia.
• Para hacer cumplir los términos y condiciones al interior de la compañía;
• Para proteger las operaciones de la empresa;
• Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad, de la compañía y los de terceros;
• Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a la compañía.

Parágrafo primero
Todo lo anterior, en el evento que la OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, pretenda hacer dicha transferencia o transmisión.

Parágrafo segundo
OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, tendrá plena transmisión de sus datos con otras empresas que desarrollan actividades conexas, complementarias o análogas por poseer convenios y alianzas con éstas. Entre las empresas convenidas se ha suscrito un acuerdo de transmisión y tratamiento de datos personales, el cual se adecua perfectamente a las políticas de tratamiento de datos personales de las empresas.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.-

Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.- Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR OPERADORA DE SERVICIOS.-

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado.

El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico [email protected], indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) meses calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.

Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:

El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

Nombre del titular de los datos

La identificación del Titular (cédula de ciudadanía)

La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

La dirección y demás datos de contacto del titular

La descripción del procedimiento que desea realizar(corrección, actualización o supresión)

La aclaración de si está actuando a nombre propio o anombre de un tercero

Los documentos corroboren la solicitud (opcional)

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la feche de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase «reclamo en trámite» y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A LA OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S.

PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES
El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S,

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, OPERADORA DE SERVICIOS S.A.S, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

La fecha de la última actualización de la presente política es el día 2 de Noviembre de 2025.